Introductietekst
Bij GeoBORG streven wij naar een hoge standaard van dienstverlening, professionaliteit en integriteit. Wij nemen iedere klacht serieus en beschouwen klachten als een mogelijkheid om onze prestaties te evalueren en onze dienstverlening verder te verbeteren.
Indien u ontevreden bent over enig aspect van onze dienstverlening, kunt u overeenkomstig onderstaande procedure een formele klacht indienen.
Klachtenprocedure
Iedere persoon of organisatie die een klacht wenst in te dienen bij GeoBORG, kan dit schriftelijk doen per e-mail.
Klachten kunnen worden gestuurd naar: complaints@geoborg.nl
Vervang dit indien gewenst door het e-mailadres dat u voor klachten wilt gebruiken.
Om uw klacht zorgvuldig te kunnen beoordelen, verzoeken wij u de volgende gegevens op te nemen:
- uw volledige naam en, indien van toepassing, de naam van uw organisatie
- uw contactgegevens
- een duidelijke omschrijving van de klacht
- relevante data, projectreferenties of ondersteunende documentatie
- de oplossing of uitkomst die u wenst
Ontvangstbevestiging en behandeling van klachten
Na ontvangst van een klacht zal GeoBORG:
-
de ontvangst binnen 3 werkdagen bevestigen
-
de klacht op vertrouwelijke en onpartijdige wijze behandelen
-
ervoor zorgen dat de klacht wordt beoordeeld door de Quality Manager of een andere daartoe bevoegde vertegenwoordiger
-
ernaar streven om binnen 14 werkdagen een inhoudelijke reactie of oplossing te geven
GeoBORG zal zich er in alle gevallen voor inspannen om klachten op eerlijke, consistente en zorgvuldige wijze en binnen een redelijke termijn af te handelen.
Wanneer nader onderzoek nodig is
In sommige gevallen kan een klacht nader onderzoek vereisen. Indien dit noodzakelijk is, zal GeoBORG de klager hiervan zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk op de hoogte stellen, de reden van de vertraging toelichten en aangeven wanneer een inhoudelijke reactie kan worden verwacht.
Indien u niet tevreden blijft
Indien de klacht niet kan worden opgelost via de interne klachtenprocedure van GeoBORG, of indien de klager niet tevreden blijft met de uitkomst, kan de kwestie — indien passend — worden voorgelegd aan een onafhankelijke derde partij of een andere geschikte instantie voor geschillenbeslechting.
Een dergelijke verwijzing is onderworpen aan de toepasselijke contractuele afspraken en relevante wet- en regelgeving.
Registratie en bewaartermijn
GeoBORG houdt een register bij van ontvangen klachten, de genomen maatregelen en de bereikte uitkomsten. Klachtdossiers worden gedurende een periode van 5 jaar bewaard, tenzij op grond van wetgeving, regelgeving of contractuele verplichtingen een langere bewaartermijn vereist is.